醫院檔案管理工作的現狀及創新探討

醫院的檔案中存放著我們的個人信息和病例情況，這些信息對于我們至關重要。在購買保險時，保險公司會向醫院詢證調取我們的檔案信息，判斷是否符合參保條件；在就醫時，醫生會調取我們的病例檔案，通過檔案快速了解病人病情，對癥下藥。醫院的檔案管理并不是簡單的資料存放，它需要幫助醫生快速查找到相關病人的檔案信息，同時保證信息的高度安全，避免病人個人信息的泄露。本文從當前醫院檔案管理中人員的意識、管理的方式等多個方面分析醫院檔案管理中存在的問題，并提出相應的創新措施。

一、醫院檔案管理工作的現狀

（一）檔案保管機制不健全。
醫院是人員往來最為密集的場所，匯集著來自全國各地的病人。因此，醫院所承載的病人檔案信息相當龐大，且種類眾多。然而，醫院檔案管理部門的人員數量無法勝任如此巨大的信息量。當前，醫院的檔案管理部門人數多是三五人不等，并不具備充足的人手。人手不足使得醫院檔案管理處只能一人兼任管理多部門的檔案，一個管理員負責多個部門的檔案，意味著管理人員每天將接收到非常龐大的信息量，這就需要管理人員具有超強的記憶力及邏輯分析能力，然而，現有的在職管理人員并不能滿足要求。

（二）檔案管理技術和設備落后。
當前醫院檔案管理仍采用傳統的管理方式，檔案整理歸納以人工和紙質信息為主。因此，檔案信息整理歸納的速度過慢，檔案整理速度根本無法追趕上檔案信息量的增長速度。目前，農村合作醫療已基本實現全面覆蓋，新農合信息并入有關醫院信息檔案庫，這就為有關醫院的檔案管理部門帶來了巨大的工作量。信息數據庫驟然增長，當前的檔案信息歸檔速度無法在規定的時間內及時完成歸檔任務，檔案管理人員為加快歸檔速度潦草整理檔案，極易疏忽其中可能涉及的重要事項或造成信息的錯填，從而產生疏漏。此外，受限于當前醫院檔案整理方式，醫院檔案管理部門存放的檔案多是紙質版文件。紙質版文件的存放需要格外注意存放環境，而當前醫院的檔案管理設施陳舊，設備老化問題嚴重，個別設備甚至無法使用。檔案存放環境惡劣，疏忽環境濕度，通風環境較差等，這些現狀極易造成現有檔案的毀壞，為醫院檔案管理工作帶來困難。

（三）醫院對于檔案工作的重視程度不夠。
病例檔案是醫生了解病人病情，保證治療連續性的關鍵。整理、保管病人的病例檔案是醫院的職責之一。病例檔案歸檔不僅是簡單地整理本醫院的信息，更重要的是詳細整理病人的就診情況，對于病人就醫情況有完整準確地記錄歸檔，讓醫生可以通過病人的病歷檔案對病人的病情有完整、準確的認識和判斷。然而，當前醫院并沒有給予檔案管理工作相應的重視。多數醫院檔案管理部門的工作人員是兼職聘用。本身可能沒有較強的專業知識，更不可能分門別類存病人病例檔案。

此外，醫院對于檔案管理工作投入資金不足，目前大部分醫院的工作重心仍放在提高醫療技術水平上。醫院著眼于醫療技術水平的提高并沒有錯，但不能只關注醫療技術這一方面，檔案管理等后勤保障工作同樣重要。然而，目前大多數醫院著眼于醫療團隊建設，高薪聘請國外優秀專家學者或其他同行業領軍人物，為此斥下巨資，對于醫院的檔案管理卻很少下撥資金，檔案管
理部門缺少基本的資金運轉，自然就無法聘請更多的員工，更別說是其他專業人員。很多檔案管理人員自身的素質相對較差，在工作中產生疏漏也在所難免。

二、針對醫院檔案管理工作現狀的創新

（一）加強檔案管理技術的創新性。
想要提高醫院檔案整理的質量，就要從根本上提高檔案歸檔速度。當前醫院檔案管理部門的員工結構，想要保質保量又快速地完成檔案整理工作，就要進行檔案整理技術創新。首先，醫院要改變醫院傳統的檔案整理模式，學會運用現代科學技術，將“互聯網+”融入醫院檔案管理工作當中，形成“互聯網+”醫療檔案的新模式。管理人員可以利用互聯網進行檔案的收集、整理工作。其次，將醫療檔案的承載媒介由紙質改為代碼。

一方面，電子檔案不同于紙質檔案，電子檔案對于存放環境要求更加寬松，無須考慮空氣濕度、通風環境等因素，只要保證網絡的安全性，就可以保證檔案的完整和安全，不會出現紙質檔案損毀或者模糊不清的現象。另一方面，電子檔案可
以縮短就診時間，提高就診效率。電子檔案不用查詢編號進行查找，只要通過病人姓名或信息就可以輕松查詢，查找調閱更為方便快捷，可以有效提高檔案管理工作人員的查找效率，從而縮短醫生查找病例的時間，更加快速獲取病人的相關病例信息，提高醫療效率。

（二）強化醫院檔案管理人員素質建設。
醫院想要提高醫院檔案的管理工作效率，提高檔案管理工作人員的意識是關鍵。要讓檔案管理部門的員工真正意識到檔案管理工作的重要性，才能轉變他們的工作態度，讓他們更加認真細致地對待檔案管理工作，對檔案的安全負責。

首先，醫院可以加強檔案管理工作人員的培訓。一方面，提高管理人員的專業化水平，從而提高檔案管理工作的質量。另一方面，是向檔案管理人員傳遞醫院十
分重視檔案管理工作這一訊息，讓檔案管理人員感受到上級對于工作的重視，從而促使管理人員提高檔案歸檔質量，盡職做好檔案管理工作。其次，醫院可以增加對于檔案管理部門的資金投入，有了充足的資金支持，檔案管理部門才能招賢納士，去尋找更加專業、更加高效的檔案管理人員，提升檔案管理部門整體職工素質，從而提高檔案管理質量。此外，醫院對于檔案管理部門的資金援助可以間接向其他部門展示醫院對于檔案管理的重視，從而提高其他相關部門的配合力度，為檔案管理部門員工歸檔工作提供更多的幫助和支持，確保檔案歸檔工作順利完成。

（三）制定完善科學的檔案管理制度。
沒有規矩不成方圓，醫院想要建立快速高效的檔案管理模式，就要建立健全科學的檔案管理制度。首先，明確劃分檔案管理部門員工職責。在綜合檔案的管理整合方面，醫院應制定相應的管理制度，明確每個人都具體職責，將每個科室檔案的保管年限、管理要求進行細化，由專人負責專門的模塊，在出現問題時，找負責這一模塊的工作人員進行詢問處理，做到權責明確統一。其次，可以制定相應的獎懲措施。對于工作細致認真、高效的員工給予資金、假期、榮譽稱號等獎勵；對于工作中態度不認真、玩忽職守的員工給予批評或罰款等懲罰。賞罰分明，讓員工切實感受到認真工作帶來的好處，提高員工認真工作的意識，促進檔案管理工作的高效運轉。最重要的是，醫院要根據醫院的具體情況，指定檔案管理制度，成立相關的專業小組，確保檔案管理制度順利有效實施。

（四）提高醫院對于檔案管理工作的重視力度。
上行下效，醫院檔案管理工作的開展情況很大程度上取決于上層對于這一工作的重視力度。只有醫院充分認識到檔案管理工作的重要性，才能完善相關配套設施的建設，從而提高醫院檔案管理工作的質量水平。

首先，醫院檔案管理部門要擺正心態，在進行工作匯報時詳細充分地說明檔案管理工作的重要性，激起上層領導對于檔案管理工作的重視。其次，檔案管理部門要如實反映當前檔案管理部門存在的問題，請醫院有關領導加以重視，從資金或人員等方面給予支持，從而確保醫院檔案管理工作得以順利開展。

再次，醫院檔案管理部門可以聘請專家開展講座，邀請醫院領導前來參加，通過專家的講解讓領導意識到醫院檔案整理部門的重要性，通過專家這一第三方媒介
向領導闡述當前醫院檔案整理部門在工作中遇到的困難和訴求，從而加大醫院對于檔案管理部門的支持力度，提高醫院檔案整理部門員工歸檔速度，提高工作效率。另外，邀請專家開展講座也可以提高本部門檔案管理意識，通過與專家進行互動交流可以提升檔案管理部門員工的專業化水平，提高醫院檔案管理部門工作質量。

（五）創新檔案管理工作的模式。
信息的搜集與整理是醫院檔案管理工作的基礎，只有做好第一步，夯實基礎，才能順利完成后續的檔案管理工作。傳統的檔案管理方式，是由專人整理所有的數據信息，然后分發給其他人做整理歸納，這樣在數據的傳遞過程中極易造成數據丟失和錯漏。因此，我們根據情況進行調整，在各個部門設置專門的信息搜集員，搜集員對于負責的信息模塊有較強的專業基礎，可以對于信息進行更加詳盡的描述，防止信息的失真和疏漏。同時，由模塊負責人對接負責相應科目的檔案管理人員，可以將職責分類細化，減輕工作人員壓力的同時，讓工作整體脈絡更加清晰明了，提高檔案整理歸納的效率。

三、結語

醫療衛生關系國計民生，自古以來都是人們關注的重點。檔案管理是醫生把握病人病情的基礎，絕對不容小覷。因此，醫院的檔案管理工作至關重要。做好醫院檔案管理工作，需要我們清楚地認識到當前醫院檔案管理人員意識、管理方式等方面的不足，具體問題具體分析，從問題根源著手，做出相應的創新措施，從而推動醫療衛生行業的快速發展。